TEMARIO DE ARCHIVO Y COMUNICACIÓN

UNIDAD 1. REPROGRAFÍA

1.       Equipos de reproducción de documentos

2.       Fotocopiadora

-      Tipos de fotocopiadoras.

-      Componentes.

-      Funcionamiento de la fotocopiadora.

-      Tamaño del papel utilizado y cómo se carga en la fotocopiadora.

-      Incidencias.

-      Instalación de fotocopiadoras.

3.       Impresoras

-      Tipos de impresoras.

-      Funcionamiento de las impresoras.

-      Incidencias.

4.       Escáner

-      Elementos del escáner.

-      Proceso de escaneado.

-      Incidencias.

-      Utilización de software de digitalización de documentos.

-      Ventajas de la digitalización de documentos.

5.       Reproducción de documentos

-      Calidad en la reprografía.

-      Parámetros modificables.

-      Pruebas de reproducción.

-      Ajustes durante la reproducción.

6.       Seguridad, salud y medio ambiente en las operaciones de reprografía

-      Residuos de los equipos de reprografía.

UNIDAD 2. ENCUADERNACIÓN BÁSICA

 

1. La encuadernación básica
2. Técnicas de encuadernación

-      Espiral.

-      Grapado.

-      Canutillo.

-      Doble espiral o wire-o.

-      Cremallera ibiclick.

-      Térmica.

-      Cartoné o tapa dura.

3. Útiles y herramientas de encuadernar

-      Herramientas de corte: cizallas.

-      Herramientas de taladrar y perforar.

-      Plastificadoras.

-      Plegadoras.

-      Destructoras.

-      Otras herramientas auxiliares.

4. Ajustes de equipos y mantenimiento
5. Materiales utilizados en la encuadernación básica
6. Operaciones de encuadernación
7. Medidas de seguridad en la encuadernación
8. Eliminación y reciclaje de residuos

UNIDAD 3. EL ARCHIVO Y SU GESTIÓN

1. El archivo

-      Definición.

-      Importancia del archivo en la empresa.

-      Funciones del archivo.

2. Tipos de archivo

-      Según la titularidad del archivo.

-      Según el soporte.

-      Según la frecuencia de uso.

-      Según la ubicación o emplazamiento.

3. La organización del archivo

-      Pasos para archivar un documento.

4. Sistemas de clasificación, ordenación y codificación

-      Criterios de clasificación del archivo.

-      Clasificación alfabética.

-      Clasificación numérica.

-      Clasificación alfanumérica.

-      Clasificación por asunto o tema.

-      Clasificación geográfica.

-      Clasificación cronológica.

5. Materiales y equipos de archivo
6. Métodos de archivo
7. Técnicas básicas de gestión de archivos en entidades privadas y públicas

-      Seguimiento.

-      Almacenamiento.

-      Conservación.

-      Acceso y entrega.

-      Expurgo.

8. Normas de seguridad y confidencialidad

-      Normas de seguridad y acceso.

-      Medidas para evitar accidentes o disminuir sus consecuencias.

-      Confidencialidad.

UNIDAD 4. ARCHIVOS INFORMÁTICOS Y DOCUMENTOS BÁSICOS EN LA EMPRESA

1. Archivos en soportes diferentes al papel

-      Microfilmación.

-      Digitalización.

2. Archivos informáticos

-      Archivo, fichero o documento.

-      Carpeta.

-      Operaciones con archivos y carpetas.

-      La papelera de reciclaje.

3. Bases de datos

-      Definición y estructura.

-      Funcionamiento.

-      Ventajas de la informatización de archivos.

4. Documentos básicos en operaciones de compraventa

-      Antes de efectuar el pedido.

-      El impreso de pedido.

-      Para verificar un pedido recibido.

-      El impreso de albarán o nota de entrega.

-      La factura.

5. Documentos relacionados con la Administración

-      Documentos de los ciudadanos ante la Administración.

-      Documentos administrativos.

6. Libros registro de facturas expedidas y recibidas

-      Libro registro de facturas expedidas.

-      Libro registro de facturas recibidas.

7. Documentos básicos en operaciones de personal

-      Órdenes de trabajo.

-      La nómina.

8. Registro y actualización de ficheros de clientes, proveedores y personal

UNIDAD 5. LA COMUNICACIÓN TELEFÓNICA

1.  El proceso de comunicación telefónica

-      Concepto.

-      Fases.

-      Expresión verbal.

-      Expresión no verbal.

2. Medios y equipos telefónicos

-      Tipos de teléfonos.

-      Usos y servicios que ofrecen los medios y equipos telefónicos.

-      Otros servicios.

3. Centrales telefónicas

-      Centrales telefónicas públicas.

-      Centrales telefónicas privadas.

-      Funcionamiento de una central telefónica básica.

4. Pautas de atención telefónica en la empresa

-      Utilización adecuada de los componentes de la atención telefónica.

-      Las barreras y dificultades en la comunicación telefónica.

5. Búsqueda de información telefónica
6. Llamadas internacionales

 

UNIDAD 6. PROTOCOLOS EN LA ATENCIÓN TELEFÓNICA

1. Normas básicas de conducta en las comunicaciones telefónicas
2. Protocolo de actuación ante las comunicaciones telefónicas

-      Emisión de llamadas.

-      Recepción de llamadas.

-      Interlocutor en espera.

-      Transferencia de llamadas.

-      Finalización de llamadas.

-      Situaciones especiales.

3. Recogida y transmisión de mensajes telefónicos

-      Protocolo de actuación.

-      Nota o aviso de llamada.

-      Mensajes en el contestador.

4. Control de llamadas
5. Normas de seguridad y confidencialidad

UNIDAD 7. LA IMAGEN EN LA EMPRESA

1. La imagen corporativa

-      Componentes de la imagen corporativa.

-      El espacio.

-      La atención personal.

2. Organización del entorno físico del espacio de acogida

-      Condiciones ambientales.

-      Disposición y tipos de materiales auxiliares.

-      Mobiliario.

-      Decoración.

UNIDAD 8. CORTESÍA Y PROTOCOLO

 

1. Normas de cortesía

-      El saludo.

-      La cortesía en la conversación.

-      La imagen personal.

2. Normas de protocolo

-      Tratamientos.

-      La atención en la recepción.

-      Procedimientos de atención al público.